Jak utrzymać timebox na Daily Scrum?

Jak utrzymać timebox na spotkaniu?

Jak utrzymać timebox na spotkaniu?

Limity czasowe dla wszelkiego rodzaju aktywności w Scrumie potrafią sprawiać nie lada problem. Szczególnie w nowych zespołach problematyczne jest przeprowadzenie Daily Scruma w ciągu 15-minutowego timeboxa.

Utrzymanie reżimu czasowego może być wyjątkowo trudne w zespołach, dla których praca z timeboxem jest czymś nowym. Przyzwyczajenia wyniesione z kiepsko moderowanych spotkań, również nie pomagają w zrozumieniu idei działania pod presją upływającego czasu.

Na szczęscie istnieje kilka prostych technik, które wspomagają zespół w utrzymaniu 15-minutowego ograniczenia czasowego – oto kilka z nich:

  • regularne informowanie o upływającym czasie – prosta, nieinwazyjna technika, polegająca na uświadamianiu zespołu, że czas upływa nieubłaganie. Scrum Master może co 5 minut o tym przypominać, mówiąc np: „Pięć minut za nami„. Można zwiększać lub zmniejszać częstotliwość informowania, w zależności od przebiegu wydarzeń na spotkaniu
  • limit czasowy na każdego członka zespołu – spotkanie trwa 15 minut, zespół składa się z 10 osób, tak więc każda osoba otrzymuje timebox w wymiarze półtorej minuty na swoją wypowiedź
  • przekazanie swoich obserwacji do zespołu – przez cały czas trwania spotkania, Scrum Master nie zabiera głosu w kwestii upływającego czasu. Po zakończeniu spotkania, które przekroczyło swój limit, przekazuje swoją obserwację do zespołu, mówiąc przykładowo: „Chłopaki, przekroczyliście limit czasu, przewidziany na to spotkanie. Co zrobicie jutro, aby wyrobić się w 15 minut?”
  • parking (ang. Parking Lot) – wymaga sprawnej moderacji ze strony Scrum Mastera. Za każdym razem, kiedy ktoś z zespołu zaczyna odchodzić tematycznie od formuły spotkania lub opowiada zbyt szczegółowo, albo nie na temat, interweniuje Scrum Master: „To interesujący temat, zaparkujmy go i omówmy po spotkaniu, OK?”. Tematy „zaparkowane” można omówić zaraz po Daily Scrumie albo w innym dogodnym terminie.
  • zakończenie spotkania (kontrowersyjne)– równo po 15 minutach Scrum Master mówi: „Panowie, czas nam upłynął. Koniec spotkania.” – licząc oczywiście, że zespół odczyta to zachowanie w pożądany sposób i zmodyfikuje swoje podejście do spotkania

Oczywiście nie ma jednej idealnej techniki, które zapewni sukces. Wszystko zależy od składu oraz doświadczenia zespołu. W dojrzałych zespołach nie ma konieczności kontrolowania przebiegu spotkania, ponieważ każdy z członków zespołu robi to niejako niezależnie, moderując spotkanie we własnym zakresie – w początkowym okresie rozwoju teamu podparcie się technikami może jednak okazać się pomocne.

Utrzymanie limitu czasowego to nie jedyna trudność podczas codziennego spotkania zespołu – poważnym wyzwaniem jest bowiem osiągnięcie celu spotkania, czyli przygotowalnie planu działań na najbliższe 24 godziny.

Udzielenie odpowiedzi przez każdego z członków zespołu na 3 podstawowe pytania ze Scrum Guide to tylko wierzchołek góry lodowej – ale o tym przy innej okazji.

Fotografia użyta na licencji Creative Commons od użytkownika mpclemens.